Základným kameňom pre uznanie akéhokoľvek nákladu, či už ide o kávu pre klienta, techniku pre home office, alebo firemný mobil, je jeho preukázateľná a priama väzba na podnikateľskú činnosť v zmysle Zákona o dani z príjmov.
Hranica medzi služobným a súkromným využitím je často fluidná, no pre daňové účely musí byť merateľná a obhájiteľná. Podľa Rozsudku Najvyššieho súdu SR nie je postačujúce len formálne doloženie faktúrou; kľúčová je skutočná ekonomická opodstatnenosť výdavku pre dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov.
Káva pre klienta počas obchodného rokovania by mala byť podložená záznamom o stretnutí, ktorý preukáže jej služobný charakter, inak spadá do nedaňovo uznateľnej reprezentácie. Pokiaľ sa v tom ale nevyznáte, zodpovedné účtovníctvo v Trenčíne zabezpečí, že každý doklad má správne opodstatnenie a je pripravený na prípadnú kontrolu.
V prípade majetku, ktorý slúži aj na súkromné účely platí princíp pomerného rozdelenia. Ak podnikateľ využíva firemný majetok aj pre osobnú potrebu, musí výdavky krátiť v zodpovedajúcom pomere. Príkladom je firemný mobil, kde paušálne uplatnenie napríklad 80 % výdavkov do nákladov je bežný, ale musí byť podložený interným predpisom a logickým zdôvodnením. Preto je nevyhnutné viesť detailnú evidenciu, ktorá pomer používania verne odráža.
V kontexte rastúceho trendu práce z domu (home office), náklady ako nájomné, energie, internet či odpisy nehnuteľnosti sú uznateľné len v pomere, v akom je nehnuteľnosť (napr. byt alebo dom) využívaná na podnikateľskú činnosť. Finančná správa síce neuvádza presné legislatívne pravidlá, ale akceptuje pomerné rozdelenie na základe reálne využívaných metrov štvorcových.
Ak podnikateľ využíva na prácu jednu izbu s rozlohou 10 m² v byte s celkovou rozlohou 100 m², môže si uplatniť 10 % z celkových nákladov na energie a nájomné. Pri firemnom vybavení, ako je ergonomická stolička alebo externý monitor, sa vyžaduje len preukázanie obstarania a zaradenia do obchodného majetku, pričom sa opäť odporúča krátiť odpisy a prevádzkové náklady, ak sú využívané aj súkromne.
Vďaka podrobnému a bezproblémovému spracovaniu miezd a účtovníctva sa dá zabezpečiť, že aj tieto čiastkové a pomerné výdavky sú správne zaevidované, čo minimalizuje riziko domerania dane. Správne zdokumentovanie znamená uchovávanie kúpnych zmlúv, faktúr, interných smerníc a prepočtov, ktoré pomer využitia potvrdzujú.
